Kun Oulu2026-kulttuurivuosi käynnistyi toden teolla, alkoi myös Popalla yksi vilkkaimmista yhteistyövuosistamme. Materiaaleja tilattiin tasaiseen tahtiin: julisteita, banderolleja, tapahtumapisteiden suurtulostetta, opastekylttejä sisä- ja ulkotiloihin.
Nyt kun avajaiset ja suurimmat käynnistykset ovat takana, on helpompi katsoa, mitä olisi voinut tehdä toisin.
Tapahtumavuosi ei etene tasaisesti. Osa tilauksista tuli kalenteriin viime hetkellä, osa siirtyi. Materiaaleja päivitettiin ja toimitettiin kiireestä huolimatta. Vain muutama läheltä piti -tilanne oli syntymäisillään.
Valmistavat palaverit varmistavat lopputuloksen
Yhteistyösopimuksen jälkeen pidimme Oulu2026:n tiimin kanssa useita palavereja, joissa kävimme läpi koko vuoden materiaalitarpeen ennakolta. Mitä tapahtumia tulossa, millä aikataululla, mitkä materiaalit toistuvat, mitkä ovat kertaluonteisia.
Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Pidimme huolta vastuullisuudesta ja kierrätettävyydestä. Aikataulupaine helpotti, kun me Popalla tiesimme jo tammikuussa, mitä on tulossa syyskuussa.
Suurtuotannon oppeja
Hyvien kartoituspalaverien arvo mitataan säästyneissä muutostöissä, tarkoissa mitoituksissa ja logistiikan varmuudessa.
Suurtulosteet ja opasteet suunnitellaan kestäviksi, siirrettäviksi ja modulaarisiksi. Lopullinen sijoituspaikka saattoi vaihtua paikan päällä. Sääolosuhteet vaihtelevat vuoden aikana todella paljon.
Aikataulupuskuri on osa budjettia. Kun tilaus saapuu viikko ennen tapahtumaa eikä päivää ennen, hinta on alhaisempi ja varmuus lopputuloksesta parempi.
Oulu2026-vuosi on Popalle merkittävä, kiireinen ja opettavainen. Olemme ylpeitä siitä, mitä olemme tehneet yhdessä. Sadoissa neliöissä suurtulostetta, kymmenissä tapahtumakylteissä ja jokaisessa banderollissa oli mukana ajatus siitä, miten näkyvyys rakennetaan huolella eikä hätäillen.
Toimivin suunnitelma on se, joka tehdään ennen kuin kalenteri huutaa täysin punaista.
